Si premette che il compito dell‘amministratore per lo svolgimento materiale dell‘assemblea, dovrebbe essere limitato alla logistica, cioè alla scelta della sala (o dello spazio) e nel far sì che la stessa sia allestita secondo le indicazioni sopra descritte con spese a carico del Condominio (restando a carico dei singoli condomini i DPI e gel igienizzante). Una volta che l‘assemblea sia iniziata, ogni responsabilità sarà in capo al Presidente. All‘amministratore resterà il compito di suggerire al Presidente, in base alla propria competenza professionale, l‘adozione delle cautele e il rispetto delle regole del caso, avendo cura che delle stesse ne resti traccia a verbale. Si consiglia di assumere documentazione fotografica che comprovi o dimostri il corretto avvenuto adempimento delle prescrizioni inizialmente fornite e della disposizione fisica dei partecipanti . In particolare l‘amministratore ricorderà al Presidente l‘importanza di far rispettare le disposizioni che il Presidente medesimo impartirà nel corso dell‘assemblea per regolare gli eventuali spostamenti dei partecipanti e il mantenimento del rispetto delle norme di sicurezza e anticontagio.

SPAZI CHIUSI

Le regole che seguono devono essere inviate preventivamente ai condomini unitamente all‘avviso di convocazione, e devono essere lette a tutti i partecipanti prima dell‘inizio dell‘assemblea dandone atto e allegandole a verbale. Il Presidente dell‘assemblea deve chiedere ai presenti di prendere atto che l‘Amministratore ha rispettato, con le procedure attuate ed anticipate in convocazione, tutte le norme in materia di prevenzione da Covid19. Diversamente saranno assunte ulteriori iniziative suggerite dai condomini.

1. Chi mette a disposizione la sala deve garantire e dichiarare l‘avvenuta preventiva disinfezione (c.d. sanificazione) del locale, dei servizi igienici, comprese sedie e tavoli, e che i locali sanificati siano rimasti chiusi ed inaccessibili fino al momento della consegna della chiave all‘amministratore (modello da far firmare). Ove la consegna dei locali avvenga in tempo antecedente l‘inizio della riunione, è necessario che da tale momento sino al giorno ed ora dell‘assemblea, nessuno entri, così da lasciare intonso il locale. La disposizione delle sedie e del tavolo dovrebbe essere effettuata dal proprietario del locale secondo le disposizioni dettate dall‘amministratore. Qualora ciò non fosse possibile, la disposizione del mobilio verrà effettuata al momento dell‘adunanza, rispettando, nell‘attività, la distanza di almeno 1 metro e tutte le vigenti norme in materia di dispositivi individuali di protezione.

2. In sede di convocazione, l‘amministratore inviterà i Condomini a munirsi e a portarsi in assemblea i DPI e il gel igienizzante per le mani ad uso personale.

3. Le mascherine dovranno essere utilizzate obbligatoriamente da tutti i partecipanti per tutto il tempo di svolgimento dell‘assemblea; ciascun partecipante dovrà munirsene a sua cura. Oltre alla mascherine, i partecipanti dovranno indossare i guanti, che si procureranno a loro cura, in funzione di consegna di documenti e/o deleghe.

4. Qualora un intervenuto indossasse una mascherina del tipo FFP3 con filtro, vi è l‘obbligo di indossare sopra la stessa una mascherina chirurgica. Tale cautela deve essere resa nota unitamente all‘avviso di convocazione, preferibilmente in un apposito box. Dopo l‘inizio dell‘assemblea, l‘amministratore deve suggerire al Presidente di verificare che tale circostanza sia rispettata, avvertendolo che le mascherine FFP3 hanno lo scopo di proteggere chi le indossa ma non gli altri da costui. Cautelativamente, chi non indossasse la mascherina chirurgica sopra la FFP3 deve intendersi come sprovvisto di mascherina e, quindi, probabile fonte di rischio.

5. Chi partecipa all‘assemblea deve trovare anche un modello in cui dichiari (vedi modello allegato proposto):

a) di non avere temperatura corporea pari o superiore a 37,5C gradi;

b) di non essere in quarantena.

6. Immediatamente davanti all‘ingresso della sala riunioni bisogna apporre adeguata segnalazione che indichi uno stop, l‘ingresso sarà possibile solo su invito dell‘amministratore. Lo spazio destinato alla riunione sarà preventivamente, a cura dell‘amministratore, suddiviso in altrettanti spazi che garantiscano il rispetto delle distanze interpersonali, da delimitarsi attraverso indicazioni fornite verbalmente prima della nomina del Presidente, che consentano ai partecipanti di prendere posto e all‘amministratore di garantire l‘ordinato accesso al luogo della riunione.

7. L‘amministratore, successivamente alla nomina del presidente, deve invitare lo stesso alla cura dell‘osservanza delle predette norme comportamentali. Gli intervenuti dovranno obbligatoriamente mantenere la distanza di sicurezza di almeno 1,00 mt. per tutta la durata della riunione e gli eventuali scambi di documenti dovranno avvenire non passandoli direttamente di mano in mano, ma mediante appoggio degli stessi su un piano diverso da quello della presidenza e raccolta successiva. L‘amministratore dovrà pretendere un ulteriore piano di appoggio, diverso dal tavolo di presidenza.

8. Qualora nel corso dell‘assemblea un partecipante dovesse avvertire sintomi influenzali e/o sintomi specifici del Covid-19, dovrà immediatamente avvertire il Presidente o l‘Amministratore. L‘amministratore suggerirà al Presidente, laddove questi non vi provveda direttamente, di invitare il partecipante ad allontanarsi e di interrompere l‘assemblea con conseguente allontanamento di tutti. Si consiglia all‘amministratore di allontanarsi nel caso in cui i presenti non volessero aderire a tale invito, chiedendo al Presidente che venga dato atto a verbale della circostanza.

9. E’ fatto obbligo di tenere le finestre aperte durante lo svolgimento dell‘assemblea per assicurare una corretta aerazione (conseguentemente, locali sprovvisti di finestre non sono idonei). E’ consigliabile non ricorrere al condizionamento dell‘aria, che in ogni caso è vietata qualora l‘impianto abbia solo il ricircolo dell‘aria.

10. Per Presidente, Segretario ed Amministratore vi è l‘obbligo di utilizzo dei guanti dall‘inizio dell‘assemblea sino al suo termine dovendo procedere alla firma del verbale ed all‘esame di eventuali documenti consegnati dai condomini (deleghe, lettere allegati ). Conseguentemente va confermata, anche per questo motivo, la obbligatorietà per ciascun partecipante di dotarsi in proprio dei D.P.I. (sia mascherine che guanti), perché prima dell‘inizio dell‘assemblea non è dato sapere chi sarà nominato Presidente o Segretario.

11. Servizi Igienici (vedasi cartello in allegato): l‘eventuale uso e gli accessi saranno regolamentati dal Presidente per alzata di mano.

STUDIO PROFESSIONALE DELL‘AMMINISTRATORE

Qualora l‘amministratore decida di convocare l‘assemblea nel proprio studio, deve conoscere le criticità e i gravosi rischi a cui può andare in contro, sia per la responsabilità che ha nel caso disponesse di propri dipendenti e sia per i rischi che può correre il proprio studio in caso di contravvenzioni o provvedimenti delle Autorità. In ogni caso, se proprio volesse perseguire questa opzione, dovrà rispettare tutte le indicazioni di cui al punto precedente e dovrà assumersi in proprio l‘obbligo di garantire:

1. l‘avvenuta disinfezione (c.d. sanificazione) dell‘ambiente eseguita prima e dopo la riunione assembleare;

2. l‘organizzazione fisica degli spazi per il rispetto delle distanze interpersonali;

3. il rispetto delle norme dirette alla tutela dei propri (eventuali) dipendenti nel luogo di lavoro e/o di coloro che vi transitano.

Dovrà altresì rispettare tutte le indicazioni contenute nell‘Allegato 17 al DPCM 17 maggio 2020, con evidenza soprattutto del seguente passaggio esposto al quarto punto dell‘All. 17: "…consentendo la presenza contemporanea di un numero limitato di clienti in base alla capienza del locale…."

In ogni caso, si ripetono qui di seguito – e in grande evidenza - le prescrizioni dettate dall‘All. 17 al DPCM del 17/5/2020, in materia di accesso al pubblico per uffici privati e studi professionali:

1. Predisporre una adeguata informazione sulle misure di prevenzione.

2. Potrà essere rilevata la temperatura corporea, impedendo l‘accesso in caso di temperatura >37,5 °C.

3. L‘area di lavoro, laddove possibile, può essere delimitata da barriere fisiche adeguate a prevenire il contagio tramite droplet.

4. Nelle aree di attesa, mettere a disposizione soluzioni idroalcoliche per l‘igiene delle mani dei clienti, con la raccomandazione di procedere ad una frequente igiene delle mani soprattutto dopo il contatto con riviste e materiale informativo.

5. L‘attività di front office per gli uffici ad alto afflusso di clienti esterni può essere svolta esclusivamente nelle postazioni dedicate e dotate di vetri o pareti di protezione.

6. I titolari dello studio ed i dipendenti devono procedere ad una frequente igiene delle mani con soluzioni idroalcoliche (prima e dopo ogni servizio reso al cliente).

7. Per le riunioni dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata (quali le assemblee), anche l‘uso della mascherina.

8. Assicurare una adeguata pulizia delle superfici di lavoro e una adeguata disinfezione delle attrezzature.

9. Favorire il ricambio d‘aria negli ambienti interni ed escludere totalmente, per gli impianti di condizionamento, la funzione di ricircolo dell‘aria.

10. Servizi igienici devono essere adeguatamente sanificati e controllati/igienizzati ad ogni uso.

11. Servizi igienici ed i locali dovranno essere dotati di dichiarazioni di conformità ai sensi del DM 37/08 e conformi alle norme di sicurezza previste dal TUS 81/08.

SPAZI APERTI

Le regole che seguono devono essere inviate preventivamente ai condomini unitamente all‘avviso di convocazione e devono essere lette a tutti i partecipanti prima dell‘inizio dell‘assemblea dandone atto e allegandole a verbale. Il Presidente dell‘assemblea deve chiedere ai presenti di prendere atto che l‘Amministratore ha rispettato, con le procedure attuate ed anticipate in convocazione, tutte le norme in materia di prevenzione da Covid19. Diversamente saranno assunte ulteriori iniziative suggerite dai condomini.

1. Ogni partecipante all‘assemblea deve portare la propria sedia che utilizzerà personalmente. Chi mette a disposizione gli spazi deve garantire e dichiarare l‘avvenuta preventiva disinfezione (c.d. sanificazione) dei servizi igienici.

2. In sede di convocazione, l‘amministratore inviterà i Condomini a munirsi e a portarsi in assemblea i DPI e il gel igienizzante per le mani ad uso personale.

3. Le mascherine dovranno essere utilizzate obbligatoriamente da tutti i partecipanti per tutto il tempo di svolgimento dell‘assemblea; ciascun partecipante dovrà munirsene a sua cura. Oltre alla mascherine, i partecipanti dovranno indossare i guanti, che si procureranno a loro cura, in funzione di consegna di documenti e/o deleghe.

4. Qualora un intervenuto indossasse una mascherina del tipo FFP3 con filtro, vi è l‘obbligo di indossare sopra la stessa una mascherina chirurgica Tale cautela deve essere resa nota unitamente all‘avviso di convocazione, preferibilmente in un apposito box. Dopo l‘inizio dell‘assemblea, l‘amministratore deve suggerire al Presidente di verificare che tale circostanza sia rispettata, avvertendolo che le mascherine FFP3 hanno lo scopo di proteggere chi le indossa ma non gli altri da costui. Cautelativamente, chi non indossasse la mascherina chirurgica sopra la FFP3 deve intendersi come sprovvisto di mascherina e, quindi, probabile fonte di rischio.

5. Chi partecipa all‘assemblea deve compilare anche un modello in cui dichiari:

a) di non avere temperatura corporea pari o superiore a 37,5°;

b) di non essere in quarantena (vedi modello allegato proposto).

6. Immediatamente davanti all‘ingresso degli spazi apporre adeguata segnalazione che indichi uno stop, l‘ingresso sarà possibile solo su invito dell‘amministratore. Lo spazio destinato alla riunione sarà preventivamente, a cura dell‘amministratore, suddiviso in altrettanti spazi che garantiscano il rispetto delle distanze interpersonali, da delimitarsi attraverso indicazioni fornite verbalmente prima della nomina del Presidente, che consentano ai partecipanti di prendere posto e all‘amministratore di garantire l‘ordinato accesso al luogo della riunione.

7. L‘amministratore, successivamente alla nomina del presidente, deve invitare lo stesso alla cura dell‘osservanza delle predette norme comportamentali. Gli intervenuti dovranno obbligatoriamente mantenere la distanza di sicurezza di almeno 1,00 mt. per tutta la durata della riunione e gli eventuali scambi di documenti dovranno avvenire non passando direttamente di mano a mano, ma mediante appoggio degli stessi su un piano diverso da quello della presidenza e raccolta successiva. L‘amministratore dovrà pretendere un ulteriore piano di appoggio, diverso dal tavolo di presidenza.

8. Qualora nel corso dell‘assemblea un partecipante dovesse avvertire sintomi influenzali e/o sintomi specifici del Covid-19, dovrà immediatamente avvertire il Presidente o l‘Amministratore. L‘amministratore suggerirà al Presidente, laddove questi non vi provveda direttamente, di invitare il partecipante ad allontanarsi e di interrompere l‘assemblea con conseguente allontanamento di tutti. Si consiglia all‘amministratore di allontanarsi nel caso in cui i presenti non volessero aderire a tale invito, chiedendo al Presidente che venga dato atto a verbale della circostanza.

9. Per Presidente, Segretario ed Amministratore vi è l‘obbligo di utilizzo dei guanti dall‘inizio dell‘assemblea, dovendo procedere alla firma del verbale ed all‘esame di eventuali documenti consegnati dai condomini (deleghe, lettere ecc.). Conseguentemente va confermata, anche per questo motivo, la obbligatorietà per ciascun partecipante di dotarsi in proprio dei D.P.I. (sia mascherine che guanti), perché prima dell‘inizio dell‘assemblea non è dato sapere chi sarà nominato presidente o segretario.

10. Servizi Igienici (v. cartello): l‘eventuale uso e gli accessi saranno regolamenti dal Presidente per alzata di mano.

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